Controlli a distanza e geolocalizzazione: i chiarimenti dell’INL

L’INL, con nota n. 9728 del 12 novembre 2019, ha espresso un parere sull’installazione di un applicativo che consente la geolocalizzazione dei lavoratori durante l’attività lavorativa, attraverso lo smartphone assegnato a ciascun dipendente. L’applicazione in questione, sviluppata dalla società committente, è di proprietà dell’impresa che gestisce il servizio esternalizzato e ciò consente ad entrambe di utilizzare l’app per conoscere in tempo reale la posizione del lavoratore e la correttezza e tempestività delle consegne. Tale applicativo consente, inoltre, ai lavoratori di visualizzare l’elenco delle consegne da effettuare, di concludere il processo di consegna facendo apporre la firma al cliente in formato digitale e di comunicare al proprio datore di lavoro eventuali anomalie del veicolo o richieste di aiuto.

Il sistema appare inoltre funzionale ad assicurare le esigenze di “sicurezza del lavoro”, sia perché agevola il reperimento del corriere in caso di emergenza, sia perché i drivers possono comunicare con il proprio datore di lavoro eventuali anomalie del veicolo e/o chiedere soccorso in caso di incidenti o malori. L’applicativo, inoltre, non consente una geolocalizzazione continua del lavoratore, ma essa si attiva solo al momento della consegna della merce e nel caso di richiesta di aiuto da parte dello stesso lavoratore e si chiude successivamente a tale richiesta.

L’Ispettorato ritiene, pertanto, che sussistano i presupposti per l’autorizzazione all’installazione del suddetto dispositivo, a norma dell’articolo 4, L. 300/1970, perché sono rispettate le esigenze organizzative, produttive e di sicurezza sul lavoro, a patto che:

• l’azienda dia apposita informativa scritta ai lavoratori, ai sensi dell’articolo 4, comma 3, L. 300/1970, in merito alle modalità di funzionamento, all’effettuazione dei controlli e alle finalità che giustificano la relativa autorizzazione;
• le eventuali modifiche alle modalità di funzionamento, di conservazione dei dati e la loro gestione, siano comunicate e preventivamente autorizzate in conformità al dettato dell’articolo 4, L. 300/1970;
• l’installazione e l’utilizzo dell’applicativo nonché il trattamento, la conservazione e la protezione dei dati e delle informazioni raccolte dovrà avvenire nel rispetto delle disposizioni normative in materia di protezione dei dati personali;
• l’accesso ai dati raccolti dall’applicativo, consentito solo per le finalità sopra rappresentate, da parte dei soggetti incaricati, sia tracciato tramite apposite funzionalità che consentano di sapere a quali dati si accede e la relativa motivazione; i “log di accesso” vanno conservati per un congruo periodo;
• la conservazione dei dati avvenga per un periodo non superiore a quello strettamente necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti.