ANAC: lo Schema di Linee guida in materia di whistleblowing

L’ANAC – con comunicato del 1° giugno 2023 – ha reso noto lo Schema di Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali, illustrando, tra l’altro, i possibili canali di presentazione delle segnalazioni e le relative modalità.

Le Linee guida si soffermano, in particolare, sul canale esterno di segnalazione attivato presso la stessa ANAC, fornendo però indicazioni anche sugli altri canali di segnalazione e sulle condizioni per accedervi.

Infatti, i canali di presentazione delle segnalazioni sono essenzialmente di tre tipi: interno, esterno e la divulgazione pubblica.

Andando nel dettaglio, gli enti del settore pubblico e di quello privato sono tenuti ad attivare un canale interno per la trasmissione e la gestione delle segnalazioni. L’intento del legislatore, nel prevedere tale sistema di segnalazione, è quello di incoraggiare le persone segnalanti a rivolgersi, innanzitutto, all’ente a cui sono “collegati”, ciò in quanto una più efficace prevenzione e accertamento delle violazioni passa attraverso l’acquisizione di informazioni pertinenti da parte dei soggetti più vicini all’origine delle violazioni stesse.

Per essere ritenuti adeguati i canali di segnalazione interna devono:

• garantire la riservatezza, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, ove siano utilizzati strumenti informatici, sia della persona segnalante che della persona coinvolta, o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, sia del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
• consentire di effettuare segnalazioni in forma scritta, anche con modalità informatiche (piattaforma online); orale, attraverso linee telefoniche o in alternativa con sistemi di messaggistica vocale; ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

I canali di segnalazione interni sono affidati, per la gestione, alternativamente, a una persona interna all’amministrazione/ente, ad un ufficio dell’amministrazione/ente con personale appositamente dedicato o ad un soggetto esterno.

Il soggetto che gestisce le segnalazioni è inoltre tenuto al rispetto di un preciso iter procedurale, dovendo rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione e mantenere un contatto con lo stesso, fornendogli un riscontro dopo aver dato un corretto seguito alle segnalazioni ricevute.

Ferma restando la preferenza per il canale interno, il decreto prevede sia per i soggetti del settore pubblico che privato la possibilità di effettuare una segnalazione attraverso un canale esterno, attivato e gestito dall’ANAC nel rispetto del principio di riservatezza.

A tale canale è possibile ricorrere solo al verificarsi di alcune particolari condizioni, ovvero allorquando:

• il canale interno pur essendo obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal decreto con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte della persona o dell’ufficio designati;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito. Ciò si verifica quando, ad esempio, il responsabile ultimo nel contesto lavorativo sia coinvolto nella violazione, vi sia il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate o distrutte, l’efficacia delle indagini svolte dalle autorità competenti potrebbe essere altrimenti compromessa o anche perché si ritiene che ANAC sarebbe più indicata a affrontare la specifica violazione, soprattutto nelle materie di propria competenza. Oppure se la segnalazione interna potrebbe determinare il rischio di ritorsione (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante); 
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.