Dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi

L’Agenzia delle Entrate – con risposta ad Interpello del 24 giugno 2024, n. 142 – ha fornito alcuni chiarimenti in merito alla  corretta  modalità  di  gestione  dei  documenti  analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione (nel caso di specie, dematerializzazione di note  spese  e  documenti  che  giustificano  le  spese  sostenute  dai  dipendenti  durante  le  trasferte di lavoro e conservazione tramite un sistema informatico capace di generare la versione digitale della spesa non più modificabile dal lavoratore dipendente).

Nel dettaglio, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che:

• qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ­ ossia, qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, ai fini tributari – debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità;
• i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali e la relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici.

Pertanto, laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti, l’Agenzia delle Entrate ha evidenziato che nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata.